Ajankohtaista
 
Akaan kaupunki
PL 34, 37801 Akaa
Puh. (03) 569 1120
akaan.kaupunki@akaa.fi

2.8.2017

Leipomotuotteiden tarjouspyyntö

 

Akaan kaupungin Ruoka- ja siivouspalveluyksikkö pyytää tarjoustanne liitteenä olevan taulukon (liite 1: toimipisteen nimi ja osoite) mukaisiin ruokapalvelujen toimipisteisiin hankittavista leipomotuotteista. Tarjoamme päivittäin noin 3 500 ateriaa toimipisteissämme.

Sopimuskausi on kaksi vuotta ja sopimus tehdään ajalle 1.9.2017 -31.8.2019.

Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysar­von ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus hankin­tojen ilmoituskanava HILMA:ssa 2.8.2017.

Tuotteille ja toimitukselle asetetut vähimmäisvaatimukset

Leipomotuotteiden tulee olla laadukkaita. Toimittajan tulee pystyä kuvaa­maan tarjoamansa tuotteen laatu sitä pyydettäessä.

Leipomotuotteiden tulee täyttää elintarvikkeista ja niiden valvonnasta Suomessa voimassa olevat lait, asetukset ja viranomaismääräykset. Suola­pitoisuus tuotteissa saa olla korkeintaan 1,5 %, kuitenkin mielellään

alle 1 %.

Tarjoajalta vaaditaan kirjallinen selvitys laadunhallinnasta, joka sisältää kuvauksen siitä, miten yritys toimii tuotannossa, myynnissä, tilauksissa ja kuljetuksissa sattuneissa virhetilanteissa.

Kuormien on tultava keittiöille niiden aukioloaikana sovitusti. Toimitus­varmuus tulee kuvata kirjallisesti. Kuljetuskaluston ja kuljetuslämpötilojen tulee olla elintarvikelainsäädännön mukaisia.

Yhteistyön täytyy olla sujuvaa. Tämä tarkoittaa tilausjärjestelmän suju­vuutta ja toimivuutta tilaajan kannalta katsottuna. Reklamaatioiden hoito tulee kuvata.

Kuljetuskaluston tulee olla omavalvontalainsäädännön mukaista. Jos elin­tarvikkeita kuljettaa alihankkija, niin kuljetuskalustoa koskee samat vel­voitteet ja sopimukset kuin varsinaista toimittajaa.

Leipomotuotteet tulee toimittaa toimituspisteille tarvepäivän aamuna ennen kello 8.00.

Tarjouksesta tulee ilmetä edellä mainitut tiedot ja tarjoajan tulee täyttää yllä olevat vähimmäisvaatimukset, jotta tarjous voidaan hyväksyä.

Tarjousten arviointi ja käsittely toteutetaan kolmessa vaiheessa:

        - tarjoajien kelpoisuuden arviointi

        - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

        - tarjousten vertailu.

 

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Tarjouskilpailu on avoinna kaikille tarjoajille, joilla on tekniset ja talou­delliset edellytykset hankinnan toteutukseen. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteis­ten sosiaalimaksujen suorittamisen.

Tarjoajan tulee toimittaa seuraavat asiakirjat:

- tiedot ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverorekisteriin ja kaupparekis­teriin merkitsemisestä

- todistus maksetuista veroista ja mahdollisista veroveloista

- vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta

- selvitys tarjoajan käyttämistä työehtosopimuksista tai keskeisistä työeh­doista.

Todistukset eivät saa olla 3 kk vanhempia.

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on

tehty tämän tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti.

Tarjousten vertailu 

Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hinnaltaan halvin.

 Hinta tarkoittaa tuotteen halvinta hintaa. Toimitus-, kuljetus-, pientoimitus-, laskutus- tms. lisiä ei hyväksytä.

Vuosiostojen mukaiset ostomäärät kerrotaan yksikköhinnalla ja halvimman tarjouksen antaneet toimittajat tulevat valituksi.

Osatarjoukset                    Osatarjouksia ei hyväksytä. Kuitenkin hyväksytään toimintatapa, jossa on useampi tuottaja ja yksi vastuullinen toimija. Vastuullinen toimija hoitaa yhteydenpidon tilaajiin, huolehtii tuotteiden sopimuksen mukaisesta toi­mituksesta sovittuna ajankohtana tilaajalle, huolehtii laskutuksesta ja vas­taa toiminnan sujuvuudesta. Vastuullinen toimija on vastuussa toisten toi­mijoiden toimittaman tuotteen laadusta ja muista tämän tarjouspyynnön ehtojen toteutumisesta.

Hintojen ilmoitus

Tarjoukset pyydetään tekemään tarjouspyynnön liitteen lomakkeelle (liite 2) ja hintatiedot jätetään lomakkeessa pyydetyllä tavalla nettohintoina, il­man arvonlisäveroa yksikköhintasarakkeen mukaisin arvoin. Kukin toimit­taja voi tarjota vain yhtä tuotetta kyseisellä rivillä kyseisessä kohdassa. Liitelomakkeessa ilmoitetut vuosikulutusarviot perustuvat 2014 vuoden ar­vioituun kokonaiskulutukseen ja hankintayksikkö pidättää oikeuden hank­kia tuotetta enemmän tai vähemmän. Ostettavat määrät riippuvat ruokalis­toista.

Hintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskauden ajan.

Muille lomakkeille tehtyä tarjoushinnoittelua ei oteta huomioon. Loma­ketta ei saa muuttaa eikä muokata. Lomake pitää täyttää annetussa muo­dossa. Lomakkeen muokkaaminen tarjoajan toimesta on peruste tarjouksen hylkäämiselle.

Tarjousvertailun helpottamiseksi pyydämme, että toimitatte tarjouksen sekä paperiversiona että sähköpostin liitetiedostona.

Laskutus Laskut tulee toimittaa ensisijaisesti mahdollisuuksien mukaan sähköisessä muodossa. Paperinen lasku postitetaan osoitteeseen Akaan kaupunki, res­kontra, PL 34, 37801 Akaa.

Hankintojen laskutus on suoritettava toimipisteittäin. Tarkemmista lasku­tusmenettelyistä sovitaan päätöksenteon jälkeen neuvotteluissa.

Maksuehto aksuaika 30 päivää/netto. Viivästyskorko enintään korkolain 4 §:n mukai­nen. Kesäloma-aikana maksuliikenteen hidastuminen ei saa aiheuttaa vii­västyskorkomaksuja.

Muut ehdot Tarjouksen tulee sisältää selvästi määriteltynä kaikki ne kaupan ehdot, joita tavaran toimittamisessa yleisesti noudatetaan esim. toimitusaika, toimitus­tapa ja laskutustapa.

Toimitukset Toimitukset oheisen listan mukaisiin toimituspisteisiin (liite 1). Toimittajan tulee pystyä toimittamaan leipomotuotteita kaikkina arkipäivinä sekä lau­antaina kokopäivähoitolaitoksen keittiölle, myös kesällä.

Keittiöiden määrä tai sijainti saattavat muuttua sopimuskauden aikana. Toimipaikkojen muuttuminen (lisääntyminen/vähentyminen) ei ole varsi­nainen sopimusmuutos.

Muuta Tarjous on tehtävä suomenkielellä. Yhteyshenkilöiden tulee puhua ja ymmärtää suomenkieltä.

 Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi.

 Liitteenä 3 on tiedoksi julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavara­hankinnoissa, JYSE 2014 TAVARAT.

 Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä.

 Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouksista.

 Tarjouspyyntö ja sen liitteet on saatavilla sähköisesti osoitteesta http://www.akaa.fi/ajankohtaista/hankinnat-myydaan/

Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa 9.8.2017 klo 12.00 mennessä sähköpostilla Eira Koskiselle (eira.koskinen@akaa.fi). Vastaukset on luettavissa 10.8.2017 Akaan kaupungin internet-sivuilla. Kyseisen päivämäärän jälkeen tarjouspyyntöä ei enää täsmennetä. Jokainen tarjoaja on itse vastuussa Akaan kaupungin kotisivuilla 10.8.2017 olevien täsmennysten tietoonsa saattamisesta.

Tarjousten jättöaika tarjousten tulee olla perillä viimeistään 17.8.2017 klo 12.00 mennessä ja ne tulee toimittaa osoitteeseen:

Akaan kaupunki

Ruoka- ja siivouspalveluyksikkö

Myllytie 3

37800 Akaa

Kuoressa tulee olla merkintä ”Leipomotuotteiden tarjous”.

Tarjouksen voimassaoloaika

Tehdyn tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta.

 

Ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö

Eira Koskinen

 

Liitteet                                   

1. Toimituspaikat

2. Ostomäärät ja hinnat

3. JYSE 2014 TAVARAT

 

 
© Akaan kaupunki 2013 | Intranet
Palvelun tekninen toteutus Aldone